Stellenbeschreibungen: Zum Thema

Die Stellenbeschreibung ist ein Instrument der Führung und Betriebsorganisation und hat als solches vielfältige Funktionen zu erfüllen. Unter anderem
-    konkretisiert sie den Grundsatz, dass jeder Mitarbeiter verpflichtet ist, im Rahmen seines Delegationsbereiches selbständig zu handeln und zu entscheiden,
-    legt sie die Ziele der Stelle im einzelnen fest,
-    benennt sie die wichtigsten Aufgaben im einzelnen,
-    schreibt sie die Befugnisse des Stelleninhabers fest,
-    regelt sie das Unter- und Überstellungsverhältnis des Stelleninhabers,
-    regelt sie die Stellvertretungsfrage (aktive und passive Stellvertretung).

Damit definiert sie implizit auch die Verantwortung des Stelleninhabers. Von allen Organisationsmitteln weist sie den höchsten Detaillierungsgrad hinsichtlich Zielen, Aufgaben und Befugnissen auf. Gleichzeitig enthält die Stellenbeschreibung auch einen Hinweis auf Einzelaufträge, die der Stelleninhaber von seinem Vorgesetzten erhalten kann. Solche Einzelaufträge können seine “Stamm-Aufgaben” dem Tagesbedarf anpassen, dass heißt, dem Stelleninhaber können zeitlich befristet zusätzliche oder andere Aufgaben zugewiesen werden. Da es sich bei Einzelaufträgen immer um einen zeitlich befristetes Phänom handelt, wird die Klarheit der an anderer Stelle der Stellenbeschreibung getroffenen Aussagen dadurch nicht verwässert. Die Existenz dieses Punktes in jeder Stellenbeschreibung macht es dem Stelleninhaber unmöglich, sich auf den Standpunkt “Steht nicht in meiner Stellenbeschreibung, muss ich also nicht machen...” zurückzuziehen.

Mit “Kästchen-Denken” haben die Klärungen, die durch die Stellenbeschreibung herbeigeführt werden, nichts zu tun. Gegner der Stellenbeschreibung vermögen offensichtlich nicht zu erkennen, dass Klarheit etwas anderes ist als Starrheit. Klarheit ist zwar nicht alles, ohne Klarheit in den hier zur Debatte stehenden Punkten herrscht aber die kräfte- und motivationszehrende Improvisation. Kann sich ein Unternehmen solche Zustände auf Dauer leisten, ohne seine Wettbewerbsfähigkeit dabei einzubüßen?

Stellenbeschreibungen müssen sich an der Sache, nicht an der Person des Stelleninhabers orientieren. Dadurch wird eine gewisse Stabilität des Betriebsgeschehens, unabhängig vom Wechsel des Stelleninhabers, gewährleistet. Bei einem Wechsel des Stelleninhabers entfällt dann die Notwendigkeit, eine inhaltlich neue Stellenbeschreibung anzufertigen.

Wichtig:
-    Stellenbeschreibungen werden ausschließlich für einzelne Stellen, nicht aber für Bereiche gemacht.
-    Ein Anforderungsprofil für den Stelleninhaber gehört nicht in die Stellenbeschreibung, dass heißt, es wird in der Stellenbeschreibung nicht festgestellt, dass der Stelleninhaber diese oder jene Qualifikation etc. haben muss.
-    Die Ziele, Aufgaben und Befugnisse sind die logischen Ausgangspunkte der Stellenbeschreibung, nicht die Verantwortung des Stelleninhabers. Diese ergibt sich ja schließlich erst aus den Befugnissen.
-    Die Stellenbeschreibung kennt keine Unterscheidung zwischen Haupt- und Nebenaufgaben. Die Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben ergibt sich aus den Zielen der Stelle.
-    Die Festlegung der Befugnisse des Stelleninhabers muss eindeutig sein, da andernfalls die Frage der Verantwortung nicht geklärt werden kann.

Zu den Sachverhalten, die für die Stelle und den Stelleninhaber zwar wichtig sind, aber dennoch nicht in die Stellenbeschreibung gehören, zählen u.a. die folgenden:
-    Befristete, einmalige oder projektbezogene Ziele.
-    Die Führungsaufgaben des Stelleninhabers. Diese sind für alle Führungskräfte gleich und sollten in einer Allgemeinen Führungsrichtlinie festgehalten sein.
-    Angaben über den Arbeitsverlauf (Arbeitsanweisungen und Ausführungsbestimmungen). Sehr wohl kann auf solche Regelungen aber Bezug genommen werden, zum Beispiel in der Form: “Einzelheiten hierzu regelt die VA 4711...”
-    Anforderungen an die Qualifikation des Stelleninhabers (Anforderungsprofil). Die Stellenbeschreibung orientiert sich an der Sache und das Anforderungsprofil an der Person. Die Stelle wird nicht um die Person herum gebaut, vielmehr hat der Stelleninhaber den Anforderungen der Stelle zu genügen.
-    Beurteilungsmaßstäbe für die Leistung des Stelleninhabers. Diese sind Gegenstand eines systematischen Beurteilungssystems und werden auch dort im einzelnen benannt und erklärt.
-    generell alle unscharfen Begriffe, wie “ist zuständig ...”, “ist verantwortlich ...”, “kümmert sich ...”, “bemüht sich ...”, “versucht ...” u.ä.

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