Über Stellenbeschreibungen

Was ist eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung ist ein Instrument der zeitgemäßen Mitarbeiterführung und Betriebsorganisation und definiert eine Stelle hinsichtlich folgender Kriterien:

• Unter- und Überstellung in der Organisation
• Ziele der Stelle
• Aufgaben der Stelle
• Befugnisse und damit auch Verantwortung
• Stellvertretung (passive und aktive).

Eindeutige und aussagestarke Stellenbeschreibungen sind die Voraussetzung dafür, dass jeder Mitarbeiter weiß, welche Ziele er erreichen muss, welche Aufgaben und Befugnisse er hat, und damit auch, wofür er die Verantwortung trägt. Insofern sind Stellenbeschreibungen auch eine wichtige Voraussetzung für die Einführung und Pflege eines modernen Qualitätsmanagementsystems. Qualität von Produkten und Dienstleistungen fängt immer mit der Qualität der Organisation und der Führung an.

Stellenbeschreibungen gehören heute zu den wirkungsvollsten Instrumenten der Führung und Organisation in wettbewerbsorientierten Unternehmen. Wenn Befugnisse, Aufgaben und Ziele der einzelnen Stellen beschrieben werden sollen, ist dies in der Praxis nur mit richtig gemachten Stellenbeschreibungen möglich. Diese dürfen aber nicht zu Starrheit führen und die Initiative behindern; sie sollen vielmehr klare Handlungs- und Verantwortungsbereiche schaffen und so die Motivation der Mitarbeiter erhöhen. Unternehmerisches Verhalten der Mitarbeiter und effektive Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg und im Team sind nur möglich, wenn Leistungsbereitschaft und Motivation nicht in Kompetenzreibereien und unklaren Verantwortungsräumen verschlissen werden.

Von allen Organisationsmitteln weist die Stellenbeschreibung den höchsten Detaillierungsgrad auf. Sie vermittelt Einsicht in die Einordnung des einzelnen Stelleninhabers in das Gesamtgefüge von Führung und Organisation. Die Bedeutung, die die Stellenbeschreibung als organisatorisches Mittel besitzt und die Funktionen, die sie im Unternehmen zu erfüllen hat, werden im Einzelnen durch den Führungsstil bestimmt, in dessen Rahmen sie Anwendung finden.

Das Vorhandensein und das Funktionieren schriftlicher Stellenbeschreibungen in einem modernen, kooperativ geführten Unternehmen sind ein Indikator für eine entwickelte Organisations- und Führungskultur. Dies schlägt sich normalerweise auch in der Motivation der Mitarbeiter, in ihrer Leistung und in ihrer Identifikation mit dem Unternehmen nieder. Ihre volle Wirkung entfalten Stellenbeschreibungen jedoch erst zusammen mit verbindlichen Führungsrichtlinien, die für das ganze Unternehmen gelten.

Mehr dazu, was Stellenbeschreibungen sind und wie man sie einführt, finden Sie in unserem Arbeitsbuch Stellenbeschreibungen, das Sie in unserem Online-Shop erwerben und sofort herunterladen können.

Stellenbeschreibungen – Lehrgeld gezahlt?

Wer heute im Internet nach Stellenbeschreibungen sucht, stößt auf allerlei merkwürdige Angebote und Texte, die alles Mögliche sein mögen, aber eben keine Stellenbeschreibungen. Das Nichtwissen zu diesem Thema ist so groß und so allgegenwärtig, dass es noch nicht einmal lohnt, sich dazu in irgendwelchen Foren zu äußern oder den ebenfalls sachlich falschen Text in Wikipedia zu korrigieren. Dabei sollte es doch gar nicht so schwer sein zu verstehen, was eine Stellenbeschreibung ist und was sie zu leisten hat.

Gehen wir einmal von der Frage „Wozu braucht man eine Stellenbeschreibung“ aus. Da fallen einem doch wohl die folgenden Antwort ein: Weil ich Klarheit haben will hinsichtlich der wesentlichen Merkmale einer Stelle. Diese aber sind die Unter- und Überstellung in der Organisation, die Ziele der Stelle (Was soll auf dieser Stelle erreicht werden? Wenn man mit einer Stelle keine Ziele verbinden kann, braucht man diese Stelle nicht!), die Aufgaben der Stelle (Was soll getan werden, damit die Ziele der Stelle erreicht werden und die Befugnisse, die mit dieser Stelle notwendig verbunden sind, weil sie zur selbständigen Erledigung der Aufgaben unverzichtbar sind.) Das sind die offensichtlichen Nutzenaspekte einer Stellenbeschreibung. Natürlich gehört noch ein wenig mehr dazu, etwa die Regelung der Stellvertretung.

Was aber gehört nicht in eine Stellenbeschreibung? Obwohl sich aus dem oben Gesagten die Antwort ergeben müsste, sei diese hier nochmals erwähnt: Das Anforderungsprofil des Stelleninhabers. Wieso, fragen Sie? – Ganz einfach deshalb, weil sich das Anforderungsprofil nicht auf die Stelle bezieht, sondern auf die Person des Stelleninhabers. Dann die sogenannten „Kompetenzen“ – also etwa soziale Kompetenz, Methodenkompetenz usw., und zwar deshalb, weil diese einerseits zum Anforderungsprofil gehören und weil, zweitens, das Anforderungsprofil nicht Teil der Stellenbeschreibung sein kann.

Mehr als 500 DIN/EN/ISO-konforme Muster-Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen sind sehr nützlich, aber ohne Erfahrung und ohne gute Vorlagen, wird es dem einen und anderen nicht ganz leicht fallen, brauchbare Stellenbeschreibungen zu entwerfen. Hier können wir helfen. Aus einer großen Zahl professioneller Stellenbeschreibungen aus den unterschiedlichsten Branchen und Bereichen, die wir in unserem Archiv haben und die wir ständig überarbeiten und durch neue Stellenbeschreibungen ergänzen, können Sie sich mit sehr gutem und preiswerten Material versorgen.

Die meisten unserer Muster-Stellenbeschreibungen beschreiben Stellen aus Wirtschaftsunternehmen, also Unternehmen, die entweder produzieren, Dienstleistungen anbieten oder Handel betreiben. Innerhalb dieses großen Bereiches gibt es allerdings auch Stellenbeschreibungen, die branchentypisch sind, so zum Beispiel für die Pharmazeutische Industrie, für die Wohnungswirtschaft, für Krankenhäuser, Einrichtungen der Alten und Krankenpflege, für das Kfz-Gewerbe u.a.m. Weitere branchenspezifische Stellenbeschreibungen werden im Laufe der Zeit noch dazukommen.

Einen weiteren Schwerpunkt in unserem Stellenbeschreibungsarchiv bilden Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen. Diese weisen zwar im allgemeinen Verwaltungsbereich viele Gleichheiten oder Ähnlichkeiten mit Unternehmen anderer Branchen auf, haben aber dort, wo es um die Betreuung der behinderten Menschen und ihre Einbindung in die Produktionsabläufe von Behindertenwerkstätten geht, eine ganze Reihe von Besonderheiten aufzuweisen, die wir aus anderen Unternehmen nicht kennen. Wenn eine Werkstatt für behinderte Menschen (WfbM) also mit Stellenbeschreibungen ausgestattet werden soll, finden Sie in unserem Archiv alles, was Sie dazu brauchen: Stellenbeschreibungen für Stellen ohne WfbM-Spezifika (zum Beispiel IT-Bereich, Finanz- u. Rechnungswesen, Allgemeine Verwaltung etc.) wie auch Beschreibungen von Stellen, die es nur in Behindertenwerkstätten gibt (zum Beispiel Mitarbeiter im Begleitenden Dienst etc.)

Stellenbeschreibungen und Stellenausschreibungen

Stellenbeschreibungen sind keine Stellenausschreibungen. Von einer Stellenausschreibung spricht man dann, wenn eine zu besetzende Stelle ausgeschrieben wird – intern oder extern –, wenn also ein passender Bewerber für eine vakante Stelle gesucht wird. Um mit einer solchen Stellenausschreibung jene Personen zu erreichen und anzusprechen, die von ihrer Qualifikation, von ihrer persönlichen Eignung und von ihren sonstigen Fähigkeiten auf die zu besetzende Stelle möglichst gut passen, sind zweierlei Dinge erforderlich:

Erstens muss das richtige Kommunikationsmedium gewählt werden. Dabei kommt vom Aushang am Schwarzen Brett in der Firma über die Anzeige in der regionalen, in der überregionalen oder in der Fachpresse bis hin zu Anzeigen im Internet alles in Frage. Entscheidend ist dabei, dass jenes Medium gewählt wird, welches aller Voraussicht nach von den passenden Kandidaten auch gelesen wird. Aber dieser Aspekt interessiert uns hier weniger.

Zweitens ist es natürlich unerlässlich, dass der Text der Ausschreibung jene Informationen liefert, die ein potenzieller Bewerber braucht, um sich zu einer Bewerbung um diesen Posten entschließen zu können. Damit wären wir wieder beim Thema: Diese Informationen – also die genaue Bezeichnung der Stelle, was auf dieser Stelle erreicht werden soll, welche Aufgaben auf dieser Stelle liegen, welche Befugnisse der Stelleninhaber hat – liefert die (gut gemachte) Stellenbeschreibung. Gibt es für die auszuschreibende Stelle keine brauchbare Stellenbeschreibung, dann kommt es unvermeidlich zu jenen grotesken, unverständlichen, banalen und dummen Ausschreibungstexten, die wir Woche für Woche im Anzeigenteil großer überregionaler Zeitungen oder täglich im Internet lesen können. Natürlich, und das darf nicht unter den Tisch fallen, enthält eine Stellenausschreibung auch das persönliche Anforderungsprofil an den neuen Stelleninhaber. Welche persönliche Eigenschaften muss er/sollte er haben? Welches besondere Wissen und Können?

Fassen wir zusammen: Eine professionelle Stellenausschreibung speist sich aus zwei Quellen:  aus einer gut gemachten Stellenbeschreibung und aus einem Anforderungsprofil, welches sich über das Niveau von Allerweltsvokabeln der Art „belastbar“, „engagiert“ u.ä. erhebt. Der Bewerber sollte, wenn er denn wirklich ein Profi ist, sich sofort nach Kontaktaufnahme mit dem ausschreibenden Unternehmen die Stellenbeschreibung der Stelle schicken lassen, auf die er sich beworben hat. Kann das werbende Unternehmen dann nichts Überzeugendes anbieten, ist Vorsicht geboten. Schwierigkeiten, unklare Zuständigkeiten, Frustration durch langsame und unklare Entscheidungsprozesse werden nicht ausbleiben und liegen in der Logik der Zusammenhänge.

Stellenbeschreibungen und kooperative Führung

Eine zeitgemäße kooperative Führung und Delegation von Verantwortung setzen eindeutig definierte Stellen voraus. Wer Ja sagt zum selbständig und unternehmerisch handelnden und entscheidenden Mitarbeiter, muss auch Ja sagen zu Stellenbeschreibungen. Denn diese sind die Voraussetzung dafür, dass jeder Mitarbeiter weiß, welche Ziele er erreichen muss, welche Aufgaben und Befugnisse er hat, und damit auch, wofür er die Verantwortung trägt. Qualität von Produkten und Dienstleistungen fängt immer mit der Qualität der Organisation und der Führung an. Wenn Ziele, Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Stellen verbindlich definiert werden sollen, ist dies in der Praxis nur mit richtig gemachten Stellenbeschreibungen möglich. Unternehmerisches Verhalten der Mitarbeiter und effektive Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg sowie in Teams und Arbeitsgruppen sind nur möglich, wenn Leistungsbereitschaft und Motivation der Mitarbeiter nicht in Kompetenzreibereien und unklaren Verantwortungsräumen verschlissen werden. Deshalb gehören Stellenbeschreibungen zu den wirkungsvollsten Instrumenten der Führung und Organisation in wettbewerbsorientierten Unternehmen. Ihre volle Wirkung entfalten Stellenbeschreibungen jedoch erst zusammen mit einer Allgemeinen Führungsrichtlinie und bei einem einheitlichen Führungsstil im ganzen Unternehmen. Bei kooperativer Führung hat die Stellenbeschreibung vielfältige Funktionen. Unter anderem

• konkretisiert sie den Grundsatz, dass jeder Mitarbeiter verpflichtet ist, im Rahmen seines Delegationsbereiches selbständig zu handeln und zu entscheiden,
• legt sie die Ziele der Stelle im einzelnen fest,
• benennt sie die wichtigsten Aufgaben im einzelnen,
• schreibt sie die Befugnisse des Stelleninhabers fest,
• regelt sie das Unter- und Überstellungsverhältnis des Stelleninhabers,
• regelt sie die Stellvertretungsfrage (aktive und passive Stellvertretung).

Damit definiert sie implizit auch die Verantwortung des Stelleninhabers. Von allen Organisationsmitteln weist sie den höchsten Detaillierungsgrad hinsichtlich Zielen, Aufgaben und Befugnissen auf. Gleichzeitig enthält die Stellenbeschreibung auch einen Hinweis auf Einzelaufträge, die der Stelleninhaber von seinem Vorgesetzten erhalten kann. Solche Einzelaufträge können seine "Stamm-Aufgaben" dem Tagesbedarf anpassen, dass heißt, dem Stelleninhaber können zeitlich befristet zusätzliche oder andere Aufgaben zugewiesen werden. Interessanterweise äußert sich bereits die Regel des Benediktinerordens dazu: "Wer Hilfe braucht, soll sie erhalten; wer jedoch frei ist, übernehme gehorsam jeden Auftrag." Die Stellenbeschreibung präzisiert und ergänzt den Arbeitsvertrag, liefert die Bezugsgröße für eine objektive Leistungsbeurteilung, bildet eine unverzichtbare Grundlage für ein systematisches Qualitätsmanagement, ist eine eindeutige und pflegeleichte Handlungsvollmacht – übrigens unvergleichlich präziser als die Handlungsvollmacht nach § 54 HGB –, ist Grundlage für die Erstellung eines Anforderungsprofils etc. Klarheit ist zwar nicht alles, ohne Klarheit in den hier zur Debatte stehenden Punkten herrscht aber die kräfte- und motivationszehrende Improvisation. Kann sich ein Unternehmen solche Zustände auf Dauer leisten, ohne seine Wettbewerbsfähigkeit dabei einzubüßen?

Stellenbeschreibungen und Unterschriftenregelung

Stellenbeschreibungen müssen in jeder Hinsicht eindeutig sein. Dies gilt selbstverständlich auch für die der Stelle zugeordneten Befugnisse. Wenn also zum Beispiel eine Entscheidungsbefugnis einer Stelle zugeordnet worden ist, kann nicht an anderer Stelle, durch ein anderes Organisationsinstrument, diese Befugnis wieder zurückgenommen werden. In der Praxis benutzen hartleibige Bürokraten aber nicht selten einen Geschäftsverteilungsplan oder eine antiquierte Unterschriftenregelung dazu, die Entscheidungsbefugnisse anderer Stellen zu verwässern, indem sie etwa mehrere Unterschriften auf einem Dokument erzwingen oder "gemeinsame Entscheidungen" oder ein "Mitspracherecht" in den Geschäftsverteilungsplan hineinschreiben. Wenn die Geschäftsführung nicht bereit ist, solche Versuche im Keim zu ersticken, wird der Nutzen der Stellenbeschreibungen stark gemindert oder ganz in Frage gestellt. Der Vollständigkeit halber sei betont, dass natürlich auch in anderen Regelungen,  die den Charakter von Dienstanweisungen haben (Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Organisationsanweisungen etc.) sich keine Aussagen finden dürfen, die den Inhalten der gültigen Stellenbeschreibungen widersprechen.

Sind Stellenbeschreibungen mitbestimmungspflichtig?

Dies vorne weg: Stellenbeschreibungen

• schaffen Klarheit hinsichtlich Unter- und Überstellung der Stelle, hinsichtlich der Zielen, der Aufgaben und Befugnisse (und damit auch Verantwortung) sowie hinsichtlich der Regelung der Stellvertretung einer Stelle;
• demzufolge schaden sie niemandem, nützen aber allen;
• der Betriebsrat müsste ein großes Interesse an der Einführung von Stellenbeschreibungen haben, wie alle anderen Betriebsangehörigen einschließlich Geschäftsführung natürlich auch.

Warum also sollte jemand die Einführung von Stellenbeschreibungen im Unternehmen Stellenbeschreibungen verhindern wollen? Und wie sieht es mit entsprechenden rechtlichen Regelungen aus? Gibt es solche überhaupt? Der Verfasser dieses Textes ist kein Jurist, hat sich aber die Mühe gemacht, nach Hinweisen in Gesetzestexten und Gerichtsurteilen zu suchen, die etwas mit Stellenbeschreibungen zu tun haben könnten. Dies ist das Ergebnis:

"Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihrer Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebs zu unterrichten..." (§§ 81, Abs. 1 BetrVG).

• "Über Veränderungen in seinem Arbeitsbereich ist der Arbeitnehmer rechtzeitig zu unterrichten. Absatz 1 gilt entsprechend." (§§ 81, Abs. 2 BetrVG)
• "Der Arbeitnehmer hat das Recht, in betrieblichen Angelegenheiten, die seine Person betreffen, von den nach Maßgabe des organisatorischen Aufbaus des Betriebs hierfür zuständigen Personen gehört zu werden. Er ist berechtigt, zu Maßnahmen des Arbeitgebers, die ihn betreffen, Stellung zu nehmen sowie Vorschläge für die Gestaltung des Arbeitsplatzes und des Arbeitsablaufs zu machen." (§§ 82, Abs. 1 BetrVG)
• "Werden die Arbeitnehmer durch Änderungen der Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der Arbeitsumgebung, die den gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen über die menschengerechte Gestaltung der Arbeit widersprechen, in besonderer Weise belastet, so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung verlangen..." (§§ 91 BetrVG)
• "Dieses Gesetz (BetrVG – der Verfasser) findet keine Anwendung auf Religionsgemeinschaften und ihre karitativen und erzieherischen Einrichtungen unbeschadet deren Rechtsform." (§§ 118, Abs. 2 BetrVG)

Aus diesen Regelungen lässt sich herauslesen, dass Mitarbeiter, etwas verkürzt ausgedrückt, einen Anspruch auf Stellenbeschreibungen haben; zumindest aber auf jene Klarheit, die erst durch gutgemachte Stellenbeschreibungen möglich wird. Andererseits besteht kein Zweifel daran, das die Einführung von Stellenbeschreibungen durch den Betriebs- oder Personalrat nicht verhindert werden kann. Bereits am 31.01.84 stellte das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem Urteil kategorisch fest: "Mitbestimmungsrechte bestehen bei der Erarbeitung von Stellenbeschreibungen nicht." (BAG-Urteil vom 31.01.84, DB 84, Seite 1199). Besondere Bedeutung können Stellenbeschreibungen auch als Mittel zur Vertragsgestaltung haben. Bezieht der Arbeitgeber eine Stellenbeschreibung ausdrücklich oder konkludent in den jeweiligen Arbeitsvertrag ein, besteht grundsätzlich ein Anspruch des Arbeitnehmers, auf der Basis der Stellenbeschreibung beschäftigt zu werden.

Fazit: Stellenbeschreibungen sind nicht mitbestimmungspflichtig. Der Betriebsrat muss bei der Erarbeitung und dem Einsatz von Stellenbeschreibungen überhaupt nicht beteiligt werden. Insbesondere ist der Arbeitgeber frei in seiner Entscheidung, ob, für welche betrieblichen Aufgabenbereiche und mit welchem Inhalt er Stellenbeschreibungen erstellt. Soweit der Arbeitgeber allerdings den Betriebsrat von personellen Einzelmaßnahmen zu unterrichten hat, hat er regelmäßig auch bestehende Stellenbeschreibungen mit vorzulegen.

Davon abgesehen, kann es aber durchaus sinnvoll sein, den Betriebsrat bei der Einführung von Stellenbeschreibungen ausreichend zu informieren und ggf. auch in dieser Materie zusammen mit den Führungskräften zu schulen. Dass dies nur dann eine Option ist, wenn sich der Betriebsrat kooperativ und gegenüber dem Unternehmen und seinen wohlverstandenen Interessen loyal verhält, dürfte selbstverständlich sein.

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